Vođenje arhivske knjige predstavlja zakonsku obavezu za sve stvaraoce i imaoce arhivske građe, uključujući javne institucije, državne organe, ali i pojedine privredne subjekte. Bez obzira na veličinu organizacije, greške u vođenju arhivske knjige mogu dovesti do ozbiljnih posledica, uključujući prekršajne kazne, gubitak važne dokumentacije ili nemogućnost njenog pronalaženja. Srećom, razvoj softvera za vođenje arhivske knjige i primena elektronskog arhiviranja značajno olakšavaju ovaj proces i sprečavaju najčešće greške.
Šta je arhivska knjiga?
Arhivska knjiga je zvanični registar (dokument) u koji se upisuju svi stvoreni dokumenti i dosijei određene organizacije, klasifikovani prema rokovima čuvanja. Ona omogućava pregled, kontrolu i planiranje arhiviranja dokumenata, kao i njihovo eventualno predavanje nadležnom arhivu.
Zakon propisuje da arhivska knjiga može biti u fizičkom ili elektronskom obliku. Danas sve više organizacija koristi e-arhivsku knjigu, odnosno elektronsko vođenje arhivske knjige, što doprinosi tačnosti, efikasnosti i transparentnosti procesa.
Na koga se odnosi Zakon o arhivskoj građi?
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti odnosi se na sve subjekte koji u okviru svog rada stvaraju, primaju, čuvaju ili koriste dokumentaciju od pravnog, upravnog, administrativnog ili kulturno-istorijskog značaja. Obaveza vođenja arhivske knjige ne važi samo za državne organe, već i za javne službe, preduzeća svih oblika svojine, ustanove i organizacije, kao i za fizička lica koja kroz svoju delatnost stvaraju dokumenta od šireg značaja, poput advokata, notara, lekara i drugih profesionalaca. Svrha ove obaveze je da se obezbedi uredna, tačna i ažurna evidencija sve dokumentacije, kao i da se omogući njeno pravilno upravljanje tokom celog životnog ciklusa – od nastanka do arhiviranja ili uništavanja. Zakon takođe propisuje rok za predaju arhivske knjige, koji je u najvećem broju slučajeva kraj februara za dokumentaciju iz prethodne godine, uz obavezu redovnog ažuriranja podataka tokom cele godine.
Redovno i precizno vođenje arhivske knjige, posebno u elektronskom obliku, ne samo da omogućava usklađenost sa zakonom, već značajno doprinosi efikasnosti rada, lakšem pronalaženju dokumentacije i smanjenju rizika od gubitka ili neovlašćenog pristupa važnim podacima.
Najčešće greške u vođenju arhivske knjige
Vođenje arhivske knjige je zakonska obaveza i ključni deo urednog upravljanja dokumentacijom, ali se u praksi često javljaju greške koje mogu otežati rad, izazvati probleme tokom nadzora ili dovesti do kazni. Jedan od čestih propusta je nepotpuno unošenje podataka, gde se beleže samo osnovne informacije, dok se zanemaruju bitni detalji poput roka čuvanja, vrste dokumentacije ili broja spisa. Takođe, pogrešna klasifikacija dokumentacije usled nepoznavanja klasifikacionog plana može dovesti do zbrke prilikom arhiviranja ili kontrole. Još jedna česta greška je kašnjenje u ažuriranju arhivske knjige, kada se podaci unose povremeno umesto redovno, što stvara rizik od propusta i dupliranja zapisa. Iako zakon dozvoljava elektronsku formu arhivske knjige, mnoge organizacije i dalje koriste zastarele papirne verzije, koje su nepregledne i podložne greškama. Pored toga, nepoštovanje zakonskog roka za predaju arhivske knjige, najčešće do kraja februara za prethodnu godinu, može rezultirati sankcijama.
Izbegavanjem ovih grešaka i korišćenjem savremenih alata za elektronsko vođenje arhivske knjige, organizacije mogu značajno olakšati svakodnevno upravljanje dokumentacijom i obezbediti usklađenost sa zakonom. Ako ti treba i pregled softvera koji pomažu u ovom procesu, rado ću ti pomoći.
Kako softver sprečava ove greške?
Softver za vođenje arhivske knjige značajno smanjuje rizik od grešaka koje se javljaju u ručnom vođenju evidencije. Savremeni softverski sistemi omogućavaju unos podataka kroz jasno definisana polja, čime se smanjuje mogućnost zaboravljanja važnih informacija, kao što su rokovi čuvanja, klasifikacija ili broj spisa. Pored toga, često su povezani sa elektronskom delovodnom knjigom, pa se dokumenti automatski prenose u arhivsku knjigu bez potrebe za dodatnim unosom, čime se štedi vreme i smanjuje prostor za greške.
Softver takođe automatski podseća korisnike na zakonske rokove za predaju arhivske knjige i upravljanje rokovima čuvanja dokumentacije, čime se sprečava kašnjenje i potencijalne kazne. Jedna od velikih prednosti jeste mogućnost brze pretrage i filtriranja podataka po različitim kriterijumima, što omogućava lakše upravljanje i pristup dokumentaciji. Elektronski sistemi obezbeđuju i sigurnost podataka kroz redovno čuvanje i automatski backup, što smanjuje rizik od gubitka ili oštećenja dokumenata.
Pored svega toga, softveri su razvijeni u skladu sa važećim zakonskim propisima, što znači da korisnici mogu biti sigurni da je vođenje arhivske knjige usklađeno sa Zakonom o arhivskoj građi. Time se ne samo pojednostavljuje svakodnevni rad, već se obezbeđuje i potpuna pravna sigurnost u upravljanju dokumentacijom.
Arhivska knjiga primer i cena softverskog rešenja
Primeri pravilno popunjenih arhivskih knjiga mogu se naći u obukama i uputstvima koje pružaju državni arhivi. Mnogi softveri imaju i modul „arhivska knjiga primer popunjen“ kao šablon za unos.
Kada je reč o ceni, većina softverskih rešenja dolazi uz godišnju licencu, a cene se razlikuju u zavisnosti od funkcionalnosti (od 150 do 800 evra godišnje) – od osnovnih paketa za manje firme do složenijih rešenja za javni sektor. Na tržištu postoje i domaći i strani alati specijalizovani za e – arhivsku knjigu.
Zaključak
Iako je vođenje arhivske knjige zakonska obaveza, to ne mora biti mukotrpan ni rizičan proces. Najčešće greške nastaju zbog ručne obrade, neažurnosti i nepoznavanja zakonskih normi. Softver za vođenje arhivske knjige, kao deo šireg sistema elektronskog arhiviranja, pruža pouzdanu, zakonski usklađenu i organizovanu podršku svim institucijama koje upravljaju dokumentacijom.
Prelazak na elektronsko vođenje arhivske knjige nije samo praktično rešenje, već i strateški korak ka efikasnijem upravljanju dokumentima u savremenom poslovnom okruženju.
Foto pexels.com
